Administration automatisée — Qualiopi, facturation, gestion
Le problème
Notre client dirige un organisme de formation certifié Qualiopi. Chaque session de formation génère un cycle administratif lourd : constitution du dossier stagiaire, justificatifs de conformité Qualiopi, facturation, relances, archivage.
Ce travail était fait à la main, dossier par dossier — chronophage et source d’erreurs (document manquant, facture oubliée, relance non envoyée).
La solution
Nous avons automatisé l’intégralité du cycle, de l’inscription à l’archivage :
1. Inscription → dossier
Une inscription déclenche automatiquement la création du dossier stagiaire dans Airtable, avec les champs et pièces requis pré-remplis.
2. Conformité Qualiopi
Make.com génère et assemble les documents de conformité Qualiopi attendus pour chaque dossier, sans ressaisie manuelle.
3. Facturation et relances
La facture est générée et envoyée automatiquement à la fin de la session. En cas d’impayé, une relance part automatiquement selon un calendrier défini.
4. Archivage
n8n archive les dossiers complets dans une structure organisée, prête pour un audit Qualiopi.
Les résultats
- ~1 journée par semaine économisée sur les tâches administratives
- Dossiers Qualiopi générés de façon homogène, moins de risque d’oubli
- Facturation et relances qui ne dépendent plus d’une action manuelle
Stack utilisé
- Make.com — orchestration du cycle inscription → facture → archivage
- Airtable — base des dossiers stagiaires et documents
- n8n — archivage et automatisations complémentaires